Krajowy System e-Faktur zmienia sposób, w jaki firmy wystawiają i przekazują faktury. Dla sprzedawców, którzy na co dzień pracują na kasie fiskalnej, najważniejsze jest zrozumienie jednej rzeczy: paragon i faktura ustrukturyzowana to dwa różne dokumenty, obsługiwane w dwóch różnych miejscach.
Skąd te komunikaty
29 lipca 2026 roku Posnet opublikował informację dotyczącą wystawiania faktur na urządzeniach fiskalnych w kontekście KSeF. Wcześniej podobny materiał informacyjny dla użytkowników kas przygotował Novitus. Producenci porządkują w ten sposób wątpliwości, które wracają w rozmowach z użytkownikami urządzeń.
Co robi kasa, a co robi system sprzedaży
Kasa fiskalna dalej rejestruje sprzedaż i wydaje paragony. Faktury ustrukturyzowane powstają natomiast w programie handlowym lub księgowym i to on odpowiada za wysłanie ich do KSeF. Faktura wydrukowana bezpośrednio na urządzeniu fiskalnym nie jest tym samym dokumentem co faktura ustrukturyzowana.
W praktyce oznacza to, że kluczowe pytanie nie brzmi „czy moja kasa obsługuje KSeF”, tylko „czy mój program sprzedażowy jest przygotowany do KSeF i czy jest połączony z kasą”. Jeżeli kasa wymienia dane z programem, sprzedaż z paragonów trafia tam automatycznie i nie trzeba niczego przepisywać.
Paragon z numerem NIP
Osobną sprawą jest paragon z numerem NIP nabywcy. Do kwoty 450 złotych taki paragon pełni funkcję faktury uproszczonej. Jeżeli wystawiają Państwo takie dokumenty, warto sprawdzić, czy używane urządzenie w ogóle pozwala wpisać NIP na paragonie, bo starsze modele nie mają tej funkcji.
Co warto sprawdzić w swoim punkcie
- czy program handlowy, z którego Państwo korzystają, ma zapowiedzianą obsługę KSeF,
- czy kasa jest z tym programem połączona, czy pracuje samodzielnie,
- czy urządzenie drukuje NIP nabywcy na paragonie,
- czy oprogramowanie kasy jest w aktualnej wersji.
Zakres obowiązków i terminy zależą od formy działalności, dlatego szczegóły zawsze warto potwierdzić z księgowością. My sprawdzimy stronę sprzętową: wersję oprogramowania urządzenia, sposób połączenia z programem sprzedaży i to, czy Państwa model kasy obsługuje potrzebne funkcje. Zapraszamy do kontaktu.